「領収書のない経費、どうしていますか？①」
自営業をしていると、一生懸命と経費のための領収書集めが得意になります。
経費が増えればその分だけ利益が減ることになりますが、それは同時に税金を少なくすることに直結しているからです。
でも内容によっては、どうしても領収書を得られない時もあります。
たとえば、「自動販売機」で会議用のジュースを買ったり、お客様の結婚式に呼ばれて「ご祝儀」を包む、同業者の集まりの飲み会で「割り勘」になった場合には、領収書がうやむやになってしまうなど…
経費にあたるものが経費にならなければ、本来ならば払わなくてもよいはずの「よけいな税金」を支払わされることになます。
これは事業者としては、とても悔しいことではないでしょうか。
出金伝票で経費にする方法
もちろんのことですが…
これらもちゃんと「経費」にできます。
ただし、何の証拠も無しに経費として認めてもらえるほど税務署は甘くはありません。
まぁ当然ですよ。証拠もないのに「支払ったんですよ！」だけで経費になるなら、なんでもアリになってしまいますので。
それではどうしたら良いのかというと、
支払いの証拠としての「記録」が必要です。
そこで、何らかの方法で記録を残そうとするときに便利なのが「出金伝票」となります。
上の写真にもある出金伝票は、そこらの文房具屋や100円ショップなど、領収書などが置いてある棚のあたりに必ず売っています。
領収書がない場合は、とにかく出金伝票
じつはこの証拠としての記録を示す書式は、出金伝票が必須であると法律で定められているわけではありません。
形式はメモや会社のひな形など、じつは「なんでもOK」なのですが、この出金伝票は書くべき項目が一通り押さえられています。
メモなどと比べ、出金伝票のような既製品は見た目も綺麗なので、支払いの記録、証拠として残すために非常に適しており、幅広く用いられているのです。
出金伝票には、次の5つの項目をきちんと記入しましょう。
あとは領収書と同じ内容のものとして処理してOKです。
・日付
・勘定科目（○○費）
・相手先（自動販売機、等）
・金額
・メモ（○○様とミーティング、等）
25秒もあれば書けますよね。
まったく難しくないはず。
スポンサーリンク
出金伝票だけでは認められないかもしれない場合の対処法
また、領収書がない場面といっても「紛失」や「盗難」、「災害等による滅失」については今回の話題とは少し異なります。
こちらは以下の3つの対処法などが考えられますが、いちおう盗難の場合には被害届など、客観的な証拠を残しておくべきことは言うまでもありません。
① 再発行
→これが一番ですが、日付から正確な金額まで、お店側の方で記録でも残っていない限り、すべてを思い出し再発行してもらうのは難しい場合もあります。
それでも、毎月定期的に支払いが発生する業者や、金額の大きな領収書くらいは、再発行してもらいたいところです。
② 原本のない記録での処理
→原則として経費は、領収書等の記録があって初めて経費として認められるものです。
ということは、経費精算や会計データ作成など他の媒体等にまめに記録を残しておけば、それをそのまま利用することにより、領収書が無くても税務署との交渉で認めてもらえる可能性があります。
面倒くさがらずにまめに経理をやっておくと「万が一」の場合も色々と利点があります。
③ 推定での処理
→上記の①再発行、もできず、②他の媒体等でも記録がない場合では、やはり税務署との交渉で推定での処理を認めてもらうべく交渉することになります。
交際費や細かな領収書は、さすがに証拠なしでは認めてもらえないにしても、毎月間違いなく発生している交通費や、ガソリン代など、通常の仕事量から合理的に推定できる範囲であれば、認めてもらえることもあります。
（とても大変でしたが、私も実際にこういう交渉をして、認めてもらったことがあります。）
…なにげに、【続き】ます！
次回は自販機など領収書をもらえない場合など、経費化するために個別事例においての具体的な処理方法についてお伝えします。
基本的には出金伝票を使えばよいのですが、もう少し説明をすることで、よりイメージが湧いてもらえれば幸いです。