領収書が無くても経費にする方法②

経費の積み立て
「領収書のない経費、どうしていますか?②」

前回の記事では、領収書が出ない支出でも、事業に関係があってきちんと処理を行えば、経費にできる点についてお伝えしました。

関連  領収書が無くても経費にする方法①

今回は、そのなかでよく質問されるパターンの具体的な処理について。まだ具体的な処理方法についてピンと来なかった方は、是非、参考にしてみて下さい。

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領収書が出ない経費の処理の具体例

① 自動販売機でジュース

自販機でジュースを買うのは、建設業なんかで非常に多いパターンですね。

建設業では社長や上司が、休憩中の飲み物を従業員や外注さんによく振る舞います。

なのでたとえば従業員5人の会社だったとして、現場で500mlのペットボトルを、午前午後の2回、その都度「おごって」いたとしたら、どうなるでしょうか。

ミネラルウォーターだと@110円とか多少安くなりますが、いちおう社長らしく気を利かせて、ちょっと高い麦茶や緑茶で考えてみましょう。

働くのが週に5回程度だったと仮定すると、

@150円×5人×2回×週5日×4週×12か月=36万円

たまに安い自動販売機があったり、コンビニなど領収書が出る店で買う日もあるため、実際のトータルでの支出はもう少し安いとは思いますが、それでも「チリも積もれば…」で1年間では結構な金額となります。

これが「領収書がないから仕方ない」で、まったく経費にならないとすれば、非常にもったいないお話です。

従業員への自販機での飲み物代を経費化する手順としては、まずは振る舞った事実をきちんと記録しておく習慣(仕組み)を作りましょう。

「面倒くさい」と思う方も多いようですが、後から思い出そうとしても、記録をつけないていないとお話になりません。なにより、税務署に対しても説得力がありません。

毎日、記録するのは25秒もかかりません。

業種的にもっと頻繁に発生する場合には、出金伝票ではなく、出面帳(建設業における出勤簿)のようなものに、ジュースをおごった本数を書いておく。

そして、後で1か月分をまとめて精算する(出金伝票を書く)というのも現実的な方法です。

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② 冠婚葬祭

冠婚葬祭における「電報」や「お花代」については、通常でも領収書が出るのでそれほど問題にはならないことでしょう。

しかし、お祝いごとの御祝儀や葬儀の香典代などには、領収書は出ません。

そのため、これらも出金伝票で処理することになりますが、その際に結婚式なら招待状、葬儀ならその案内状などを一緒に保管するようにしてください。

これが証拠能力を高めます。

でも、具体的に支払った金額まではわかりません。これを利用して、「どうせ誰にもわからないから」と金額をねつ造するなんてのはもってのほかで、脱税になるのは言うまでもありません。

あとは、「誰の冠婚葬祭までが経費になるのか」という質問もよくいただきますが、こちらはまた別の機会に。

③ 飲み会で割り勘

同業者など、事業に関わりある飲み会の席で、「割り勘」な時でも領収書を出せることはあります。

自営業ばかりの飲み会の時などは、経費とするためにみんなが領収書を欲しがります。その際に、店員に頼めば「等分」した領収書を切ってくれることもあるのです。

2人で15,000円なら、7,500円分の領収書を2枚というわけですね。

ところが個人経営の飲食店なんかだと、面倒くさいためか、白紙の領収書を渡されることもあります。

「白紙の領収書なら自分で数字を書き込める!」と、領収書にウソの数字を書き込むという、脱税のコスパの悪さは以前の記事に書いた通りです。

関連  「白紙領収書」を使っての節税(脱税)という浅知恵

お店の種類により領収書のことを言い出せない雰囲気の時は、きちんと出金伝票を切り、出席者の名前を書いておきましょう。

税務調査があった時に、「誰々に聞いてもらってもかまいませんよ!」と調査官に対して堂々と交際費にあたる事実を伝えれば、他でよほど心象が悪くない限り納得してもらえるはずです。

まとめ

一つ一つは小さな金額かもしれませんが、経費は「ちりも積もれば山となる」に尽きます。

多少手間でも、このようなきちんとした節税をやっていけば、税金はかなりの金額コントロールできます。また、こういうことを知っているだけでも、簡単に年間10万円単位で税額が変わったりします。

これらを知らずに(あるいは面倒くさがり)、自営業をやっている期間、毎年ずっと無駄に何十万円も税金を支払っているとしたら…

私ならぞっとしますね。

意外とこういうところで、リッチな社長とそうでない社長の差がついているかもしれません。

少しでも疑問に思うことがあったら、税理士にはどんどん質問した方がよいですよ。

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